Durante años, he podido visitar un sinfín de firmas jurídicas y departamentos legales en Panamá, lo que me ha permitido sacar conclusiones de cosas que se repetían en muchas de ellas,  como un común denominador.  En algunas, pasaba todo lo que citaré a continuación, en otras, sólo parte. Este post pretende dar una visión global a todos y cada uno de los profesionales del sector jurídico para apoyarles y animarles a mejorar en la gestión de su firma.

¿Cuál ha sido el común denominador en la mayoría de ellas?

Para cada persona que producía o facturaba, había más de 4 personas entre secretarias y personal administrativo cuando debería ser al revés.

La cantidad de veces que se imprimía un mismo documento  y el tiempo que se tardaba en localizarlo.  Esto afectaba directamente a la productividad. Muchas veces, cuando se localizaba, el abogado ya no estaba o estaba haciendo otra cosa.

Ineficacia a la hora de contestar el estado del caso / expediente al  cliente por motivos como que no se sabe dónde está la carpeta , quién lo lleva,  pérdida de documentación , desorden… lo que se traduce en un mal servicio.

Tardanza en justificar los honorarios, cosa que genera desconfianza al cliente.

O por ejemplo; cuando el abogado que lleva el caso se va de vacaciones.  La respuesta  al cliente, más allá de decirle que el licenciado está de vacaciones y regresa en 15 días . Que vuelva a llamar a partir de ese entonces.

Cargar honorarios de última hora sin saber si son o no justos, por el acuérdese que un día tuvo que ir a tal sitio o tal cosa y ajustar por no recordar .

Desconocimiento total de la trazabilidad exacta de cada caso / expediente . Con el sistema arcaico, se ve afectada la productividad , se desconoce la facturación, estadísticas,  los costes de cada Licenciado en cada caso/expediente, el tiempo exacto dedicado,  así como una bitácora de cada trámite, llamada, pasantía, costes indirectos de apostillas, notario y carencia de un estado de cuenta al instante de cada caso / expediente.

Muchos casos se quedan sin facturar por la falta de comunicación o lapso de comunicación entre contabilidad y el propio abogado. Por otro lado se hacen trabajos a clientes morosos por la misma falla de comunicación.

Por mucho que se intente repercutir los costes a los clientes con abultadas facturas, el desorden y con ello el gasto elevado, lleva a tener menos utilidades que las firmas que tienen una trazabilidad por procesos y  facturan a precios más bajos.

Si hacen un breve análisis dentro de una misma firma, para un trámite migratorio llevado por dos abogados diferentes dentro de la misma, persiguiendo los dos el mismo objetivo que es conseguir el trámite, tienen metodologías o procesos diferentes y usan pasantes en tiempos diferentes, generando un incremento de costes.  Estandarizar un mismo proceso es un principio de organización.

Todo el personal y parte de visitantes tiene acceso a toda la documentación, estando sujeta a ser copiada o sustraída, cosa que con un sistema no sucede.

Otro tema que se repite, es incorporar a un abogado en la firma y entregarle 10 casos sin apenas darle la bienvenida e introducción de la historia de la firma juntamente con un manual de procesos. ¿Cómo podemos exigir algo a alguien si jamás le hemos dicho que expectativas tenemos de él, que se espera de su puesto y cómo lo debe desempeñar (procesos) ?

Y se preguntarán; ¿y cómo puede ser que en algunos casos aún así nos haya ido tan bien? La respuesta es simple; veníamos de una época en que el cliente lo aguantaba todo.  Que sólo por tener las sociedades anónimas que nos generaba una enorme facturación y utilidad entre agentes residentes, directores, gastos administrativos, due diligence de manera fácil y sin coste alguno más que imprimir las facturas y tramitar el pago de la tasa. El cliente venía a nosotros, no nos teníamos que vender ni salir a buscarlos. El personal era barato.  No había información y las personas se convencían del : -más vale malo conocido que bueno por conocer. Con internet , el fácil acceso a la información y la bajada de las sociedades anónimas todo esto esta cambiando.

En muchas ocasiones la falta de liderazgo de los socios y abogados, quienes debido a lo comentado en el párrafo anterior no se involucraban en el trabajo del personal y en cómo mejorar sus procesos. Mejor dicho, no veían la necesidad porqué el dinero fluía, el personal era barato y cuando les decías de formarlo te decían que en Panamá es así y esto no va a cambiar.

Hoy día las grandes empresas ya están pidiendo los protocolos de seguridad informática para poder contratar a una firma de abogados.

¡Bienvenidos al cambio!

¿Qué conseguimos con un software especializado para abogados o departamentos legales?

Antes de entrar en materia, es vital hacer un manual de procesos antes de implementar cualquier solución informática. Muchos software se venden por internet, son baratos y no hay consultoría alguna. ¿Se podría hacer un rascacielos sin antes tener  la normativa de edificación y los planos de un arquitecto e ingeniero? Ya tienen la respuesta. Así de sencillo. Para que algo funcione debes armarlo bien.

-En éste caso les hablaré de uno que conozco en profundidad, el SGA/Win.

Nos pemite gestionar de manera integral todas las áreas dentro en las que puede trabajar una firma o departamento legal, ya sea (migración, procesal, marítimo, civil, mercantil / sociedades, registro sanitario, gestión de patrimonios, remates, naves, patentes, gestión de recobro para banca o financiera…)

-Work-flow o gestión de procesos automatizada para cada uno de los trámites de la oficina generando avisos, plazos automáticamente y un tracking del status de cada proceso.

-Está integrado con el office, (Word, Excel, Outlook, Smart Phone o tablet). Correos o documentos van a la bitácora del expediente / caso.

-Tener cualquier tipo de documento digitalizado(pdf, jpg …) con el objetivo de tener todos los expedientes de la oficina de manera digital y poder trabajar virtualmente estés dónde estés. Así también tener un aviso de cada documento que hay que renovar etc…

-Genera una bitácora de todas y cada una de las cosas que se han hecho para cada cliente y en cada uno de sus expedientes / casos que le estemos tramitando así como un estado de cuenta inmediato.

-A parte de ser usado por firmas de abogados, es usado por entidades bancarias, grandes aseguradoras y departamentos legales, con el objetivo, entre otros, de almacenar la información de manera confidencial, permitiendo el acceso o restricciones en función de cada usuario que ingresa al sistema pudiendo (ver o no, imprimir o no, o ni tan solo ingresar al expediente o cliente)

-En el caso de entidades bancarias o grandes corporaciones que subcontratan a otras  firmas de abogados, mediante el SGA/Win, al crear un expediente, le genera un aviso directamente al abogado para que empiece a trabajar.

-Computar el tiempo que cada colaborador destina a cada caso/expediente, teniendo así, un control e inventario diario de lo que vamos a facturar y los costes de cada colaborador caso/expediente.

-Tener un machón / batería / plantilla de cada uno de los distintos trámites que se hagan en la oficina, así como, escrituras de compraventa , poderes etc.., agarrando automáticamente los datos del cliente o expediente e incorporándolos al machón / batería / plantilla, quedando siempre el principal intacto para su nuevo uso. Permite que una persona, ya sea o no abogado, redacte un poder, sin tener por ello que emplear a un licenciado que es más costoso , sólo teniendo que revisarlo.

-Factura de manera automática (ej; caso sociedades / fundaciones, Tasas únicas, agentes residentes ,1er o segundo semestre…), nos dice que reteiners / cuotas tenemos, (clientes que van por reteiner/ cuotas), cuando hay que facturarlos, así como la producción por horas o de manera libre por cada uno de los expedientes o casos.

-Emite todos los reportes de rentabilidad, pagos, producción, retribución, pasantías etc.., para facilitarle la toma de decisiones, llegando a ser un auténtico business intelligence.

-Desaparición de los post-it , todo lo que mando es por dentro del sistema y queda registrado, cuando se manda y cuando se ejecuta.

-Es multiempresa  ( si una firma factura con diferentes empresas o personas )y multimoneda. Permite hacer avisos de cobro o proformas y una vez el cliente paga lo pasa a factura.

-Darle un login y un password a sus clientes para saber el estado en que se encuentran sus expedientes  y un estado de cuenta actualizada ONLINE.

SGA/Web, permite que dentro de los parámetros preestablecidos por ustedes, el cliente pueda imprimir una sentencia, escritura, registro sanitario, marca, etc….(como una banca en línea).

-Saber las juntas directivas de cada sociedad, los cargos y vencimientos.

-Tener un protocolo de seguridad informática.

¿Qué otras ventajas tiene?

Estoy de viaje y tengo la oficina en mi laptop

Una firma de unos 30 puestos de trabajo, se ahorra aproximadamente 1.200 dólares al mes entre cartuchos de impresión y papel trabajando de manera tradicional.

Eficacia en archivo (nadie lo toca), al tener todo digitalizado no se pierde la información, se localiza rápidamente dentro  del gestor documental del software.

Aumento de un 20% en sus utilidades trabajando lo mismo por la eficiencia de facturación y el rendimiento de las personas.

Trato personalizado a cualquier cliente, aunque lo esté llevando otro licenciado por hecho de tener toda la información en el software y no se vencen plazos si el licenciado no se encuentra porqué avisa a todo el equipo.

Blindaje en la documentación del despacho en cuanto a protección de datos que no queremos que salgan de la oficina de nuestros clientes.

¿Cuánto se tarda en implementar una herramienta y cómo puedo hacerlo sin traumas?

Por lo general estaríamos hablando de no más de 3 semanas. Mi recomendación sería empezar por aquellos casos / expedientes que estén activos y que se estén llevando a cabo en el momento de la implementación. De nada sirve perder el tiempo metiendo sociedades etc., de hace 20 años si no pagan o no sabemos que va a pasar con ellas. De esta manera empezamos de cero y con los años vamos incorporanto aquello que se vaya reactivando.

Conclusión;

Ya sea con éste software o cualquier otro, estar a la vanguardia de la tecnología no es una opción, es una  obligación. Sin ella, estamos destinados a desaparecer. El aumento en pocos años de los salarios juntamente con el ajuste de precios de mercado, hará que las compañías que no tengan una trazabilidad , productividad ajustadas y protocolo de seguridad informática, vayan desapareciendo.

En ocasiones, algunas firmas de tamaño mediano o grande me han dicho que tienen su propio departamento de desarrollo.

Esto desaparecerá por tener una serie de inconvenientes;

-Un alto coste mensual,

-Estando en constante desarrollo es un conejito de pruebas, lo que hoy va mañana no y al revés, creando frustración entre usuarios.

-Un departamento propio nunca podrá desarrollar lo que desarrolla una compañía especializada con visión global de muchas firmas y sus necesidades, repercutiendo una parte del coste a todas ellas y no sólo a una.

-Es como querer inventar la rueda cuando ya está inventada.

M. Argemí