La digitalización de documentos y gestión documental en una firma de abogados es vital para la subsitencia, trazabilidad , protección y reducción de costes de la misma.
¿Qué beneficios obtengo al utilizar un sistema de gestión documental?
- Tener los documentos originales custodiados y protegidos en un cuarto de archivo sin posibilidad que se pierdan o se desgasten.
- Permitir o denegar el acceso a un documento o grupos de documentos en función del personal , cargo , nombre o departamento.
- Tener avisos de vencimiento, renovación de manera automatizada, con un plazo, por ejemplo; la renovación de una marca, registro sanitario, junta directiva, patente o cualquier documento que procesalmente requiera ser contestado en un plazo máximo.
- Protección de la documentación sensible y confidencialidad frente a terceros.
- Imágen a los clientes que ven una oficina con orden y pocos papeles.
- Agilizar la rapidez en la búsqueda de un expediente o documento y posibles pérdidas por la falta de devolución en su lugar. ¿Cuántas veces hemos ido a un abogado y vemos documentos sueltos en la mesa que son de otros clientes?
- Permite tener un histórico de visualizaciones, ediciones , actualizaciones realizadas en el documento.
- Un mismo documento puede ser consultado por varios usuarios simultáneamente.
- Permite trabajar en un entorno más ecológico ocupando menos espacio y teniendo estos más limpios.
- Ahorro sustancial de dinero de impresiones y papel.
- Tener copias de seguridad encriptadas.
- Rapidez a la hora de dar respuesta a nuestros clientes.
- En caso de incendio no perdemos la información y podemos seguir trabajando
Como vemos, hoy día es una herramienta imprescindible en cualquier negocio que maneje documentación.
M.Argemí