La digitalización de documentos y gestión documental en una firma de abogados es vital para la subsitencia, trazabilidad , protección y reducción de costes de la misma.

¿Qué beneficios obtengo al utilizar un sistema de gestión documental?

  • Tener los documentos originales custodiados y protegidos en un cuarto de archivo sin posibilidad que se pierdan o se desgasten.
  • Permitir o denegar el acceso a un documento o grupos de documentos en función del personal , cargo , nombre o departamento.
  • Tener avisos de vencimiento, renovación de manera automatizada,  con un plazo, por  ejemplo; la renovación de una marca, registro sanitario, junta directiva, patente o cualquier documento que procesalmente requiera ser contestado en un plazo máximo.
  • Protección de la documentación sensible y confidencialidad frente a terceros.
  • Imágen a los clientes que ven una oficina con  orden y pocos papeles.
  • Agilizar la rapidez en la búsqueda de un expediente o documento y posibles pérdidas por la falta de devolución en su lugar. ¿Cuántas veces hemos ido a un abogado y vemos documentos sueltos en la mesa que son de otros clientes?
  • Permite tener un histórico de visualizaciones, ediciones , actualizaciones realizadas en el documento.
  • Un mismo documento puede ser consultado por varios usuarios simultáneamente.
  • Permite trabajar en un entorno más ecológico ocupando menos espacio y teniendo estos más limpios.
  • Ahorro sustancial de dinero de impresiones y papel.
  • Tener copias de seguridad encriptadas.
  • Rapidez a la hora de dar respuesta a nuestros clientes.
  • En caso de incendio no perdemos la información y podemos seguir trabajando

Como vemos, hoy día es una herramienta imprescindible en cualquier negocio que maneje documentación.

M.Argemí